AKOMODASI PERHOTELAN

Pengertian Front Office dan Housekeeping

Sebelum kita belajar tentang pengertian dari front office dan housekeeping mari kita cari tahu dulu apa itu HOTEL?

Hotel adalah suatu bentuk bangunan, lambang, perusahaan atau badan usaha akomodasi yang menyediakan pelayanan jasa penginapan, penyedia makanan dan minuman serta fasilitas jasa lainnya dimana semua pelayanan itu diperuntukkan bagi masyarakat umum, baik mereka yang bermalam di hotel tersebut ataupun mereka yang hanya menggunakan fasilitas tertentu yang dimiliki hotel itu. 

Untuk menciptakan Kelancaran operasional di suatu hotel harus didukung oleh departemen – departemen yang ada di dalam suatu manajemen operasional hotel. Karena semua kegiatan dan aktivitas di dalam hotel, akan dijalankan dan ditangani oleh satu departemen yang sangat konsen dan kompeten dibidangnya sehingga akan sangat menunjang didalam menjalankan tugas yang dibebankan. Salah satu department yang ada di hotel yaitu Front Office (Kantor depan) dan Housekeeping (Tata Graha).

FRONT OFFICE DEPARTMENT

                Front Office Department  adalah suatu bagian depan dari suatu hotel, sebagai penjual kamar dan sering disebut sebagai selling room. Dalam proses penjualan seorang front office harus dibantu oleh bagian tata graha. Dalam hubungan kerja tata graha bertindak sebagai pengemasan kamar. Front office juga dikenal sebagai the first and the last impression of the guest. Artinya bagian inilah yang pertama dan terakhir yang akan bertemu tamu. Tamu yang datang ke hotel akan registrasi dulu ke bagian front office dan pada waktu akan check out pun tamu juga berhubungan dengan staf dari front office. Jadi sudah sewajarnya jika kesan yang mendalam akan tercipta di bagian front office. Front office juga merupakan pusat informasi dan juga hampir segala kegiatan tamu seperti penerimaan dan pengiriman surat pengurusan barang, pembayaran rekening hotel, mengenai kehilangan barang, menampung keluhan tamu dan juga tempat segala pemberian informasi baik dalam hotel maupun luar hotel. Tujuan dari kantor depan hotel adalah sebagai berikut:

1. Meningkatkan tingkat hunian kamar serta pendapatan hotel dari tahun ke tahun

2. Meningkatkan jumlah tamu langganan.

3. Memenuhi kebutuhan dan kepuasan tamu secara baik, tepat dan cepat kepada tamu.

4. Membentuk citra hotel yang positif Kantor depan hotel memiliki fungsi dalam mewujudkan tujuan dari hotel, fungsi tersebut dilakukan oleh petugas kantor depan sehari-hari, adapun fungsi-fungsi tersebut adalah:

a)   Menjual kamar, kegiatan yang dilakukan antara lain, menerima  pemesanan  kamar, melakukan pendaftaran tamu, memblok kamar.

b)       Memberikan informasi mengenai seluruh produk, fasilitas, pelayanan dan aktivitas yang ada di hotel maupun diluar hotel.

c)     Mengkoordinasikan kepada bagian lain yang terkait dalam rangka memenuhi keinginan tamu serta memberikan pelayanan yang maksimal.

d)       Melaporkan status kamar yang terkini.

e)       Mencatat, memeriksa pembayaran tamu serta menangani rekening tamu.

f)       Membuat laporan yang dibutuhan oleh hotel.

g)       Memberikan pelayanan telekomunikasi untuk tamu.

h)      Memberikan pelayanan barang bawaan tamu.

i)       Menyelesaikan keluhan tamu.

*Gambar Receptionist sedang melayani tamu

HOUSEKEEPING DEPARTMENT

House artinya rumah, gedung, wisma, hotel. Sedangkan Keeping mempunyai arti Memelihara, merawat, menjaga. Oleh sebab itu Housekeeping di sebut juga Tata Graha. Housekeeping (tata graha) adalah bagian dari departemen yang mengatur atau menata peralatan, menjaga kebersihan, melaporkan kerusakan dan memberi dekorasi dengan tujuan agar rumah (hotel) tersebut tampak rapi, bersih, menarik dan menyenangkan bagi penghuninya.

Departemen housekeeping tidak hanya mempersiapkan kamar-kamar tamu, namun secara keseluruhan bertanggng jawab menjaga, merawat dan membersihkan semua fasilitas hotel tersebut bersih, rapi dan nyaman. Oleh sebeb itu, semua aktivitas housekeeping bertujuan untuk memaksimalkan pemeliharan, perawatan dan kebersihan hotel secara menyeluruh dapat terjaga dengan baik.

Dalam operasional hotel, hal-hal mengenai kebersihan dilakukan dan dilaksanakan oleh departemen housekeeping, yang kegiatannya dipimpin oleh Housekeeping Manager atau Executive Housekeeper. Secara umum, departemen housekeeping memiliki tanggung jawab area yang sangat besar, maka wajar kalau housekeeping mempunyai jumlah karyawan lebih banyak dari depertemen lainnya. Oleh sebab itu, pelaksanaan pemeliharan dan pembersihan area hotel diatur menurut seksi-seksi sebagai berikut :

1. Public Area, seksi yang mempunyai tugas dan tanggungjawab untuk  menjaga kebersihan, kerapihan, keindahan dan kenyamanan seluruh area hotel, baik yang ada diluar gedung maupun didalam gedung hotel, antara lain Lobby area, restroom, restaurant,meeting room dan fasilitas untuk karyawan hotel.

2. Room, seksi yang mempunyai tanggung jawab untuk mempersiapkan dan menjaga kebersihan, kerapihan dan kelengkapan kamar tamu.

3. Laundry, seksi yang mempunyai tanggung jawab untuk menyediakan linen-linen yang bersih untuk keperluaan kamar, restauran dan meeting room, menyediakan seragam bersih bagi karyawan dan membersihkan pakaian tamu yang kotor.

4. Linen dan Uniform, seksi yang bertanggung jawab untuk mengelola sirkulasi dan penyediaan seluruh linen dan uniform bagi karyawan.

5. Florist, seksi yang bertanggung jawab untuk menyediakan dan merangkai bunga-bunga yang segar untuk memperindah dekorasi dalam hotel.

6. Gardener, Seksi yang bertanggung jawab untuk memelihara tanaman-tanaman baik didalam maupun diluar hotel.

*Gambar seorang room attendant sedang making bed

Selain Front Office dan Housekeeping masih banyak lagi department-department yang ada di hotel. Intinya, setiap department yang berada di hotel harus saling bekerja sama agar menciptakan pelayanan yang bagus. Dan masing-masing department bertanggung jawab melaksanakan tugasnya sesuai standard.